Privacyverklaring OnStage

Een persoonsgegeven is informatie waarmee een ander jou kan identificeren. Er zijn veel soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Deze gegevens hebben direct betrekking op een bepaalde persoon, of zijn direct naar deze persoon te herleiden. Er kan ook sprake zijn van indirecte persoonsgegevens. Het gaat dan om gegevens die in combinatie met andere gegevens iets zeggen over een persoon. Of, met andere woorden, indirect tot een persoon herleidbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan je postcode in combinatie met andere gegevens die indirect naar jou herleidbaar zijn.

Onstage is het volg- en registratiesysteem voor het stage- en afstudeertraject binnen de Hanzehogeschool. De gegevens die wij binnen dit systeem verwerken worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het plaatsen van vacatures voor stage en afstudeeropdrachten voor de studenten van de Hanzehogeschool
• Het koppelen van de student met zijn stage- of afstudeerbedrijf
• Het bijhouden, begeleiden, organiseren en beoordelen van de voortgang van het stage- en afstudeertraject van de student
• Het beheren en bewaren van de stage- en afstudeerdocumenten op grond van de wet
• Het verifiëren van de student door de docent.

Om gebruik te maken van Onstage moet je gekoppeld worden aan een stage- of afstudeerdossier. Wanneer je gekoppeld bent aan een dossier vindt er een verwerking van jouw persoonsgegevens in Onstage plaats en kun je bijvoorbeeld toegang krijgen tot de vacaturebank of jouw afstudeeropdracht aanmelden. Sommige gegevens worden verwerkt wanneer je gekoppeld bent aan een dossier, andere gegevens worden verwerkt in de loop van het traject, omdat je bijvoorbeeld een stageopdracht uploadt.

Student:

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• E-mail, (privé en student)
• Telefoonnummer
• School en opleiding
• Pasfoto
• Geslacht
• Inschrijfperiode
• Studentnummer
• Studievoortgangoverzicht
• Verslagen, opdrachten en reflecties
• Beoordelingsformulieren
• Stage/afstudeercontract
• Geboortedatum
• Geboorteland
• Nationaliteit

Stage- of afstudeerbedrijf:

• Naam (Contactpersoon, begeleider etc.)
• Telefoonnummer
• E-mail
• Stage/afstudeercontract

Medewerker:

• Naam
• E-mail
• 4-lettercode

Voor een rechtsgeldige verwerking van gegevens moeten wij ons beroepen op één van de zes grondslagen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als onderwijsinstelling hebben wij een aantal taken gekregen vanuit de wet die betrekking hebben op het geven van onderwijs. Veel van deze taken zijn vastgelegd in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW). Bij het uitvoeren van deze onderwijstaken verwerken wij soms jouw persoonsgegevens. Wij verwerken deze persoonsgegevens dan bijvoorbeeld omdat dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang. In Onstage verwerken wij bepaalde persoonsgegevens op deze grondslag, zoals bijvoorbeeld het bijhouden van de studievoortgang en het uitvoeren van onderwijseenheden. Voor een verwerking op basis van deze taken beroepen wij ons op de grondslag: algemeen belang.  

Soms zijn wij als onderwijsinstelling verplicht om bepaalde gegevens voor een bepaalde duur te verwerken. Een voorbeeld hiervan is het feit dat wij jouw afstudeerwerk op grond van de selectielijst Hogescholen voor een bepaalde duur moeten bewaren. Hier mogen wij niet vanaf wijken omdat wij hiertoe wettelijk zijn verplicht.

Ook persoonsgegevens van andere betrokkenen zoals medewerkers (bijvoorbeeld docenten) worden in Onstage verwerkt. Denk hierbij aan de ondersteuning vanuit de backoffice of de beoordeling van je stagedocent op je stageverslag. Daarnaast worden er in Onstage ook persoonsgegevens opgeslagen van het bedrijf waar je stage loopt. Denk bijvoorbeeld aan de contactgegevens of de beoordelingsformulieren van je praktijkbegeleider. De verwerking van deze persoonsgegevens zijn gebaseerd zijn op het uitvoeren van de stage- of afstudeerovereenkomst.

Wij respecteren jouw privacy en bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Het kan voorkomen dat de wet ons verplicht om bepaalde gegevens te bewaren voor een bepaald termijn. Deze verplichtingen zijn opgenomen in de HG-selectielijst. Hieronder vertellen wij hoelang jouw gegevens worden bewaard.  

• In je stagedossier worden opdrachten, verslagen en andere stagedocumenten geüpload. Het stagedossier wordt 7 jaar bewaard.
• In je afstudeerdossier worden je afstudeerwerk en reflectieverslagen geüpload. Het afstudeerdossier wordt 7 jaar bewaard. 
• Als je het traject niet positief afrondt, wordt jouw dossier 2 maanden na de afronding van het traject verwijderd.

De persoonsgegevens die verwerkt worden in Onstage komen vanuit verschillende interne bronnen. Voor studenten worden gegevens gehaald uit Osiris, het studentenregistratiesysteem. Voor medewerkers worden gegevens gehaald uit AFAS, het medewerkersregistratiesysteem.

Een stage- of afstudeerbedrijf kan vacatures doorgeven aan het praktijkbureau en/of de stagecoördinator. Het praktijkbureau en/of de stagecoördinator plaatst deze vervolgens in Onstage.

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is vanuit een wettelijke verplichting. Denk bijvoorbeeld aan verplichtingen die voortvloeien uit de wet studiefinanciering 2000 of de WHW.

In geval wij een leverancier opdracht geven om een bepaalde dienst voor ons uit te voeren, sluiten wij altijd een verwerkingsovereenkomst ter bescherming van jouw gegevens. Als laatste delen wij gegevens intern voor het uitvoeren van onderwijs.

Intern wordt toegang gegeven aan:

• Begeleider: voor de begeleiding van het traject krijgt jouw persoonlijke begeleider toegang tot jouw dossier. Dit is voor het bijhouden van de voortgang en het beoordelen van je stage. Na het afronden van het traject verliest jouw begeleider toegang tot het dossier.
• Examencommissie: de examencommissie krijgt tijdelijk toegang tot alle examendossiers van een opleiding voor de controle op de kwaliteit ten behoeve van de accreditatie. Om de kwaliteit te controleren wordt er een selectie gemaakt van een aantal dossiers. Deze dossiers worden vervolgens inhoudelijk gecontroleerd. Deze toegang wordt verleend door de functioneel beheerder en duurt een half jaar.
• Praktijkbureau/stagecoördinator: school specifieke toegang voor het beheer en aanmaken van dossiers, de administratieve taken die daarbij horen en het verlenen van support.
• Functioneel beheerder: volledige toegang voor het uitvoeren van de taken en het beheren van Onstage.
• Archivaris: Volledige toegang voor de documentatiebeheer, archivering en verwijdering van dossiers.

Extern wordt toegang gegeven aan:

• Leverancier: de Hanzehogeschool is geen eigenaar van Onstage. Dit systeem wordt geleverd door Xebic. Xebic is gevestigd in Ede, Nederland. De Hanzehogeschool heeft een verwerkingsovereenkomst met Xebic. In deze verwerkingsovereenkomst zijn afspraken gemaakt over de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals de afspraak dat jouw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) blijven en daarbij adequaat beschermd zijn. Xebic heeft een account binnen de Onstage omgeving van de Hanzehogeschool. Dit account wordt alleen gebruikt voor administratieve doeleinden en om support te leveren aan de Hanzehogeschool.  
• Stage- of afstudeerbedrijf: jouw opleiding kan ervoor kiezen om een automatische mail te sturen naar het stage- of afstudeerbedrijf wanneer je jouw stage- of afstudeerbedrijf aanmeldt in Onstage. In deze mail wordt het bedrijf bedankt voor het aannemen van een student. De mail verstrekt alleen jouw naam en de naam van je begeleider. Daarbij wordt algemene informatie gegeven over de Hanzehogeschool.
• De Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO): krijgt één keer in de 5 jaar inzicht in de examendossiers voor de accreditatie van de opleiding. Hier controleren zij de kwaliteit en de inhoud van de dossiers om vervolgens een besluit te nemen op het behouden van accreditatie.

Geautomatiseerde besluitvorming betekent dat er besluiten worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. In Onstage is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming.

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo zijn jouw gegevens alleen toegankelijk voor hun die vanuit hun functie of taak hiertoe bevoegd zijn. Het informatiebeveiligings- en privacy beleid is gebaseerd op het NBA Maturitymodel van de NOREA en de ISO27001/2:2017 normering. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met [email protected]

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de Hanzehogeschool.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar [email protected]. We reageren zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken op je verzoek.

De Hanzehogeschool wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.