Privacy­verklaring Brightspace en Portflow

Een persoonsgegeven is informatie waarmee een ander jou kan identificeren. Er zijn veel soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Deze gegevens hebben direct betrekking op een bepaalde persoon, of zijn direct naar deze persoon te herleiden. Er kan ook sprake zijn van indirecte persoonsgegevens. Het gaat dan om gegevens die in combinatie met andere gegevens iets zeggen over een persoon. Of, met andere woorden, indirect tot een persoon herleidbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan je postcode in combinatie met andere gegevens die indirect naar jou herleidbaar zijn.

Je persoonsgegevens worden verwerkt om een Learning Management Systeem in combinatie met een E-portfoliosysteem aan te bieden waarop het onderwijs wordt georganiseerd en ondersteund.

Brightspace
Dit platform, Brightspace, wordt binnen de Hanze gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Brightspace fungeert als het centrale platform waar docenten lesmateriaal en andere onderwijsgerelateerde bronnen delen met studenten.
• Binnen Brightspace vindt interacties plaats tussen docenten en studenten, bijvoorbeeld via discussies, berichten en online polls.
• Brightspace wordt veelvuldig gebruikt voor het inleveren van opdrachten. Resultaten en feedback worden daarin tijdelijk vastgelegd; de definitieve vastlegging vindt plaats in Osiris. De privacyverklaring van Osiris vind je hier.
• In het kader van accreditaties en kwaliteitszorg wordt Brightspace gebruikt als informatiebron om inzicht te geven in de opzet, uitvoering en beoordeling van het onderwijs. Hierbij kunnen opdrachten, ingeleverd werk en beoordelingen worden geraadpleegd.

Portflow
Het E-portfoliosysteem, Portflow, wordt binnen de Hanze gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Portflow ondersteunt formatief handelen en ontwikkelingsgericht toetsen. 
• Het eigen portfolio van de studenten in Portflow biedt de mogelijkheid bewijsstukken te verzamelen, te reflecteren, feedback te verzamelen (van docenten, medestudenten en externen), de voortgang van de student te monitoren en leerresultaten vast te leggen.

Brightspace
Binnen Brightspace worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

Student:

• Naam en gebruikersnaam
• Contactgegevens, waaronder e-mailadres.
• Geslacht (door de student zelf in te vullen, niet verplicht)
• Onderwijs- en studiegegevens, waaronder inschrijvingen voor cursussen en groepen, gegevens over docenten, opdrachten, behaalde (voorlopige) resultaten en aanwezigheid.
• Toegangs- en gebruiksgegevens, zoals informatie over inlogmomenten (bijvoorbeeld wanneer voor het laatst is ingelogd).
• Inhoudelijke informatie in ingeleverd werk, voor zover deze door de student zelf wordt opgenomen in opdrachten, discussies of andere activiteiten binnen Brightspace.

Medewerker:

• Naam en gebruikersnaam
• Contactgegevens; Hanze e-mailadres en 4 lettercode.
• Geslacht (door de medewerker zelf in te vullen, niet verplicht)
• Onderwijsgegevens, waaronder inschrijvingen voor cursussen en groepen, gegevens over studenten.
• Toegangs- en gebruiksgegevens, zoals informatie over inlogmomenten (bijvoorbeeld wanneer voor het laatst is ingelogd).

Portflow
Binnen Portflow worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

Student en medewerker:

• LMS ID & SIS ID (nodig voor identificatie via Brightspace) 
• Naam 
• E-mailadres 
• Rol 
• Bewijslast (ingeleverde opdrachten in Brightspace inclusief authentieke feedback of anderszins geüploade/geïmporteerde bewijslast) 
• Ontwikkelingsgerichte feedback (ontvangen feedback en feedback gegeven aan studenten, door docenten, externen of medestudenten) 
• Reflecties en voortgang 
• Profielfoto (vrije keuze student) 

Voor een rechtsgeldige verwerking van gegevens moeten wij ons beroepen op één van de zes grondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als onderwijsinstelling heeft de Hanze wettelijke taken op het gebied van het verzorgen van onderwijs. Deze taken zijn onder andere vastgelegd in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW). Bij de uitvoering van deze taken is het noodzakelijk om persoonsgegevens van studenten en medewerkers te verwerken.

Brightspace
Voor het merendeel van de verwerkingen in Brightspace is de grondslag taak van algemeen belang van toepassing (artikel 6 eerste lid, onder e, AVG). Het aanbieden, organiseren en uitvoeren van onderwijs wordt aangemerkt als een taak van algemeen belang. Op basis van deze grondslag verwerken wij onder meer persoonsgegevens die nodig zijn voor:

• Het volgen en ondersteunen van het onderwijs;
• Het faciliteren van interactie tussen studenten en docenten;
• Het bijhouden van studieactiviteiten en studievoortgang;
• Het uitvoeren en beoordelen van onderwijseenheden en opdrachten.

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens op basis van een wettelijke verplichting (artikel 6, eerste lid, onder c, AVG) voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wet- en regelgeving die op het hoger onderwijs van toepassing is, dit betreft onder meer verplichtingen op het gebied van examinering, accreditatie, kwaliteitszorg en toezicht. Zo zijn wij op grond van geldende archief- en selectieregels, zoals de Selectielijst Hogescholen, verplicht om bepaalde onderwijsgegevens, waaronder afstudeerwerk, voor een vastgestelde termijn te bewaren.

Voor aanvullende verwerkingen die noodzakelijk zijn voor het technisch functioneren, de beveiliging en het beheer van Brightspace, baseren wij ons op de grondslag gerechtvaardigd belang (artikel 6, eerste lid, onder f, AVG). Deze verwerkingen zijn beperkt van aard en noodzakelijk om het platform veilig, betrouwbaar en beschikbaar te houden.

Portflow
Voor het merendeel van de verwerkingen in Portflow is de grondslag taak van algemeen belang van toepassing (artikel 6, eerste lid, onder e, AVG). Het begeleiden, volgen en beoordelen van studenten, waaronder ontwikkelingsgericht toetsen en vastleggen van leerresultaten, maakt onderdeel uit van de wettelijke onderwijstaak van de Hanze. Op basis van deze grondslag verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn voor het ondersteunen van het peerproces en het beoordelen van studenten in het kader van de opleiding en graadverlening.

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens op basis van een wettelijke verplichting (artikel 6, eerste lid, onder c, AVG), voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wet- en regelgeving die op het hoger onderwijs van toepassing is. Dit betreft onder meer verplichtingen op het gebied van examinering, accreditatie, kwaliteitszorg, toezicht en bijbehorende bewaarplichten. Zo zijn wij op grond van geldende archief- en selectieregels, zoals de Selectielijst Hogescholen, verplicht om bepaalde onderwijsgegevens, waaronder afstudeerwerk, voor een vastgestelde termijn te bewaren.

Voor aanvullende verwerkingen die noodzakelijk zijn voor het technisch functioneren, de beveiliging en het beheer van Portflow maken wij gebruik van de grondslag gerechtvaardigd belang (artikel 6, eerste lid, onder f, AVG). Deze verwerkingen zijn beperkt van aard en noodzakelijk om het systeem veilig, betrouwbaar en beschikbaar te houden.

Wij respecteren jouw privacy en bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Daarbij houden wij rekening met de wettelijke bewaartermijnen die op ons van toepassing zijn. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde gegevens gedurende een vaste termijn te bewaren. Deze verplichtingen zijn opgenomen in de HG-selectielijst.

Brightspace
Voor Brightspace geldt dat in beginsel alle informatie die binnen dit platform wordt verwerkt, maximaal zeven jaar wordt bewaard. Indien voor specifieke gegevens een langere wettelijke bewaartermijn geldt, wordt die termijn gehanteerd.

Portflow
Voor Portflow geldt dat ingeleverd werk (snapshots) 7 jaar na uitschrijving van de student wordt bewaard. Het portfolio van de student zelf wordt na uitschrijving verwijderd conform het vastgestelde bewaarbeleid van de Hanze. Indien voor specifieke gegevens een langere wettelijke bewaartermijn geldt, wordt die termijn gehanteerd.

De persoonsgegevens die verwerkt worden in Brightspace en Portflow komen vanuit verschillende interne bronnen. Voor studenten worden gegevens gehaald uit Osiris, het studentenregistratiesysteem. Voor medewerkers worden gegevens gehaald uit AFAS, het medewerkersregistratiesysteem.

Brightspace
Intern wordt toegang gegeven aan:

• Docent: voor het verzorgen en begeleiden van het onderwijs krijgt de docent toegang tot jouw gegevens binnen de cursus waarvoor je bent ingeschreven. Een jaar na afloop van het studiejaar wordt deze toegang beëindigd.
• Studiebegeleiders en studentendecanen krijgen alleen na toestemming van jouzelf toegang tot jouw gegevens.
• Key-user van de opleiding: opleidingsspecifieke toegang voor het beheer en aanmaken van courses, de administratieve taken die daarbij horen en het verlenen van support.
• Functioneel beheerder: volledige toegang voor het uitvoeren van de taken en het beheren van Brightspace.

Extern wordt toegang gegeven aan:

• Leverancier: de Hanze is geen eigenaar van Brightspace. Dit systeem wordt geleverd door D2L. D2L is gevestigd in Kitchener, Canada. Voor commerciële bedrijven in Canada geldt een adequaatheidsbesluit, dit besluit is genomen door de Europese Commissie en houdt in dat er een passend niveau van gegevensbescherming wordt geboden door deze partij. Daarnaast heeft de Hanze een verwerkingsovereenkomst met leverancier D2L. In deze verwerkingsovereenkomst zijn afspraken gemaakt over de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals de afspraak dat jouw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt en daarbij adequaat beschermd zijn. D2L heeft een account binnen de Brightspace-omgeving van de Hanze. Dit account wordt alleen gebruikt voor administratieve doeleinden en om support te leveren aan de Hanze.  
• Externe partners: in leergemeenschappen en innovatiewerkplaatsen werken we steeds vaker met partners buiten de Hanze, die soms ook toegang krijgen tot de bijbehorende cursusomgeving.
• De Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO): krijgt één keer in de 5 jaar inzicht in de examendossiers voor de accreditatie van de opleiding. Hier controleren zij de kwaliteit en de inhoud van de dossiers om vervolgens een besluit te nemen op het behouden van accreditatie.

Portflow
Intern wordt toegang gegeven aan:

• Studenten bepalen zelf wie (intern en extern) toegang heeft tot welk deel van het eigen live portfolio.
• Studenten bepalen zelf met wie (intern en extern) ze een showcase- of assessmentlink van een snapshot delen.
• Wanneer een snapshot wordt ingeleverd in Brightspace krijgt de docent toegang tot dit snapshot. Een jaar na afloop van het studiejaar wordt deze toegang beëindigd.
• Key-user van de opleiding: opleidingsspecifieke toegang tot de snapshots binnen courses in Brightspace voor administratieve taken en het verlenen van support.
• Functioneel beheerder: volledige toegang tot snapshots voor het uitvoeren van de taken en het beheren van Porflow.

Extern wordt toegang gegeven aan:

• Leverancier: de Hanze is geen eigenaar van Portflow. Dit systeem wordt geleverd door Drieam B.V. Drieam B.V is gevestigd in Eindhoven. De Hanze heeft een verwerkingsovereenkomst met leverancier Drieam B.V. In deze verwerkingsovereenkomst zijn afspraken gemaakt over de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals de afspraak dat jouw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt en daarbij adequaat beschermd zijn.   
• De Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO): krijgt één keer in de 5 jaar inzicht in de examendossiers voor de accreditatie van de opleiding. Hier controleren zij de kwaliteit en de inhoud van de dossiers om vervolgens een besluit te nemen op het behouden van accreditatie.

Geautomatiseerde besluitvorming betekent dat er besluiten worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. In Brightspace en Portflow is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming.

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo zijn jouw gegevens alleen toegankelijk voor hun die vanuit hun functie of taak hiertoe bevoegd zijn. Het informatiebeveiligings- en privacy beleid is gebaseerd op het NBA Maturitymodel van de NOREA en de ISO27001:2022 normering. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met [email protected].

Heb je naar aanleiding van de bovenstaande informatie nog specifieke vragen of heb je op- of aanmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor een bericht sturen aan [email protected]. 

Je hebt daarnaast het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen of de verwerking ervan te beperken. Tevens heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door de Hanze.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar [email protected].We reageren zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken op je verzoek.

De Hanze wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.