Privacyverklaring Osiris

Een persoonsgegeven is informatie waarmee een ander jou kan identificeren. Er zijn veel soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Deze gegevens hebben direct betrekking op een bepaalde persoon, of zijn direct naar deze persoon te herleiden. Er kan ook sprake zijn van indirecte persoonsgegevens. Het gaat dan om gegevens die in combinatie met andere gegevens iets zeggen over een persoon. Of, met andere woorden, indirect tot een persoon herleidbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan je postcode in combinatie met andere gegevens die indirect naar jou herleidbaar zijn.

Osiris is het cursisten en/of studentenregistratie en studievoortgangssysteem binnen de Hanzehogeschool. De gegevens die wij binnen dit systeem verwerken worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het faciliteren van de logistieke studentenadministratie;
• Het organiseren van het onderwijs, tentamineren en examineren;
• Het bijhouden en registreren van de studievoortgang van onze studenten;
• Het beheren van documenten en de archivering hiervan;
• De financiële administratie over de studenten voor het betalen van collegegeld;
• De registratie ten behoeve van de ondersteuning van het Hanze Student Support;
• Het analyseren van studieresultaten ter verbetering van het onderwijs.

Wanneer jij je aanmeldt bij onze instelling beginnen wij met het verwerken van jouw gegevens in Osiris. Sommige gegevens worden aan het begin van jouw aanmelding verwerkt, andere gegevens worden in de loop van jouw studie verwerkt.  Denk bijvoorbeeld aan studievoortganggegevens zoals tentamenresultaten.

Student/Cursist

• Naam
• Adres
• Woonplaats
•  Geslacht
•  Geboortedatum
•  Geboorteplaats
•  Geboorteland
•  Gemeente
•  Nationaliteit
•  School E-mailadres
•  Extern E-mailadres
•  E-mailadres aanmelding
•  Voertaal
•  Pasfoto
•  (Mobiel)telefoonnummer
•  Studievoortgang
•  Betaalgegevens
• Bijzondere voorzieningen ten behoeve van tentaminering (Geen medische gegevens)
•  Notities Hanze Student Support 
•  Inzichtelijk voor student algemene notities
•  Studentnummer
•  Studentpresentielijst tentamens
•  Diplomagegevens
•  Voorgaande opleiding

Studenten niet afkomstig uit de EER

•  2e nationaliteit, indien van toepassing
•  Verblijfsdocument
•  Aanvraag datum verblijfsdocument
•  Ingangs- en afloopdatum verblijfsdocument
•  Vreemdelingennummer
• Instellingsstatus bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)

Medewerker

• 4-lettercode
• Naam
• E-mail
• Werk-telefoonnummer

•  De rechten van de medewerker in Osiris

•  In dienst/uit dienst

Voor een rechtsgeldige verwerking van gegevens moeten wij ons beroepen op één van de zes grondslagen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als onderwijsinstelling hebben wij een aantal taken gekregen vanuit de wet die betrekking hebben op het geven van onderwijs. Veel van deze taken zijn vastgelegd in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW). Bij het uitvoeren van deze onderwijstaken verwerken wij soms jouw persoonsgegevens. Wij verwerken deze persoonsgegevens dan bijvoorbeeld omdat dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang. In Osiris verwerken wij bepaalde persoonsgegevens op deze grondslag, zoals bijvoorbeeld het bijhouden van de studievoortgang en of het toekennen van bijzondere voorzieningen. Voor een verwerking op basis van deze taken beroepen wij ons op de grondslag: algemeen belang. 

Soms zijn wij als onderwijsinstelling verplicht om bepaalde gegevens over jou te verwerken. Deze verplichting kan bijvoorbeeld voortvloeien uit de WHW of de Wet studiefinanciering 2000. Een voorbeeld hiervan zijn de gegevens die wij registreren wanneer jij je aanmeldt bij onze instelling. Voor een verwerking op basis van een wettelijke verplichting beroepen wij ons op de grondslag: wettelijke verplichting.

Ook persoonsgegevens van andere betrokkenen zoals medewerkers (bijvoorbeeld docenten) worden in Osiris verwerkt. Denk hierbij aan de ondersteuning vanuit de backoffice of het tentamencijfer van een docent.

Wij respecteren jouw privacy en bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Het kan voorkomen dat de wet ons verplicht om bepaalde gegevens te bewaren voor een bepaald termijn. Deze verplichtingen zijn opgenomen in de HG-selectielijst. Hieronder vertellen wij hoelang jouw gegevens worden bewaard.

• De presentielijsten van tentamens worden 4 maanden na de definitieve vaststelling van de resultaten in Osiris verwijderd
• Gegevens over bijzondere voorzieningen worden bewaard tot 1 jaar na het einde van het recht op deze voorziening 
• De studieresultaten en studievoortgang worden tot 7 jaar na uitschrijving bewaard
• De gegevens over jouw (jaarlijkse) inschrijving en de machtiging voor het betalen van het collegegeld en het bewijs van je inschrijving worden tot 7 jaar na inschrijving bewaard
• Diplomagegevens worden 50 jaar bewaard
• De andere gegevens in Osiris die geen wettelijk bewaartermijn hebben worden 2 jaar na de uitschrijving van de student verwijderd.

De persoonsgegevens die verwerkt worden in Osiris komen vanuit verschillende bronnen. Wij ontvangen gegevens vanuit Studielink, DUO en de gemeente waar jij woont. Deze partijen werken samen voor het behalen van een correcte inschrijving op basis van de Wet op het hoger onderwijs en wettenschappelijk onderzoek (WHW) en andere wetgeving. Dit zodat jij o.a. correct geïdentificeerd kan worden en bepaald kan worden hoeveel collegegeld jij moet betalen.

Voor medewerkers halen wij de gegevens uit AFAS, het medewerkersregistratiesysteem.

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet tenzij dit nodig is vanuit een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de verplichtingen uit de wet studiefinanciering 2000 of de WHW. Ingeval wij een leverancier opdracht geven om een bepaalde dienst voor ons uit te voeren, sluiten wij altijd een verwerkingsovereenkomst ter bescherming van jouw gegevens. Als laatste delen wij gegevens intern voor het uitvoeren van onderwijs.

Intern wordt toegang gegeven aan:

• Docenten en/of Studieloopbaanbegeleiders: voor de uitvoering van hun taken krijgen docenten en studieloopbaanbegeleiders toegang tot Osiris. De docent en studiebegeleiders krijgen alleen toegang tot de gegevens van studenten die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun taken.
• Administratieve medewerkers van de school: alleen toegang tot de informatie die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie. Dit zijn taken zoals bijvoorbeeld studenten koppelen aan onderwijs, studenten inschrijven in studieonderdelen en het ontwikkelen van onderwijs.
• Examencommissie: krijgt toegang tot de informatie die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie. Zo gaat de examencommissie bijvoorbeeld over het verlenen van vrijstellingen. De secretaris van de examencommissie controleert aan het einde van jouw studie of jij hebt voldaan aan het examenpakket. Tijdens deze controle wordt gekeken of jij de benodigde studiepunten hebt behaald en of er een afgerond stage- en afstudeerdossier aanwezig is. Deze controle is niet inhoudelijk. Wanneer jij aan het examenpakket voldoet krijgt de studentenadministratie een bericht, zij verzorgen de uiteindelijke verwerking van jouw diploma.
• Hanze Student Support: Hanze Student Support ondersteunt en helpt studenten om te gaan met stress en spanning tijdens de studie. De gegevens die een studentendecaan of studentpsycholoog vastlegt zijn vertrouwelijk en niet toegankelijk is voor anderen.
• Medewerkers marketing en communicatie: kunnen de opleiding en studievoortgang inzien van studenten voor het geven van een studiekeuzeadvies.
• Studentenadministratie: voor de taken omtrent de inschrijving en uitschrijving van studenten en het verzorgen van diplomering.  
• International Student office: verzorgt het proces van internationale studenten van buiten de Europese economische ruimte voor o.a. de immigratie en financiële garantie.   

Extern wordt toegang gegeven aan:

• Leverancier: de Hanzehogeschool is geen eigenaar van het systeem Osiris. Osiris is een systeem dat geleverd wordt door CACI. CACI is gevestigd in Amsterdam en heeft een verwerkingsovereenkomst met de Hanzehogeschool ter bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze verwerkingsovereenkomst zijn afspraken gemaakt dat jouw gegevens binnen de Economische Europese Ruimte blijven en daarbij adequaat beschermd zijn.
• Accountant: controleert de inschrijving en de behaalde graden vanuit de wettelijke verplichting voor het verkrijgen van financiering.
• DUO: controleren van o.a. de inschrijving en resultaten van studenten vanuit de wettelijke verplichtingen om bijvoorbeeld studiefinanciering te verstrekken aan studenten.
• Instellingsstatus bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst: voor het verstrekken van de verblijfsvergunning en andere voorzieningen voor de studenten buiten de EER op basis van de wettelijke verplichting zoals bijvoorbeeld de vreemdelingenwet 2000.

Geautomatiseerde besluitvorming betekent dat er besluiten worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. Binnen Osiris wordt er zo’n besluit gemaakt. Osiris schrijft jouw automatisch in voor 1 september voor een bepaalde periode wanneer jij voldoet aan de inschrijvingsvoorwaarden. Als gevolg hiervan vindt er een automatische berichtgeving plaats dat jij staat ingeschreven. De reden dat wij deze geautomatiseerde besluitvorming gebruiken heeft te maken met het feit dat wij elk jaar een groot aantal studenten inschrijven. Dit maakt het vrijwel onmogelijk om bij dit besluit een menselijke handeling te betrekken.

Wij zijn van mening dat er weinig nadelige gevolgen zijn bij het gebruik van deze geautomatiseerde besluitvorming. De inschrijvingsvoorwaarden zijn immers wettelijk bepaald en voor een geldige inschrijving moet jij voldoen aan deze voorwaarden.

Het kan voorkomen dat er bij de geautomatiseerde besluitvorming iets mis is gegaan. Wanneer jij van mening bent dat jij benadeeld bent bij deze geautomatiseerde besluitvorming heb jij het recht op een menselijk tussenkomst. Je kunt hiervoor contact opnemen met de examencommissie van jouw opleiding.  

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo zijn jouw gegevens alleen toegankelijk voor hun die vanuit hun functie of taak hiertoe bevoegd zijn. Het informatiebeveiligings- en privacy beleid is gebaseerd op het NBA Maturitymodel van de NOREA en de ISO27001/2:2017 normering. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met [email protected]

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de Hanze.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar [email protected].We reageren zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken op je verzoek.

De Hanze wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.