Privacy­verklaring Studenten­decanen

Een persoonsgegeven is informatie waarmee een ander jou kan identificeren. Er zijn veel soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, geboortedatum, adres en woonplaats. Er zijn ook bepaalde persoonsgegevens waarvan de verwerking een grote impact heeft op iemands privacy omdat zij bijzonder gevoelig zijn. Je kunt dan denken aan gegevens over iemands etnische afkomst, religieuze overtuigingen, gezondheidsgegevens of seksueel gedrag.

De studentendecanen verwerken vooral bijzondere persoonsgegevens over de gezondheid van studenten, bijvoorbeeld gegevens over dyslexie, ADHD, een chronische ziekte of psychische klachten of andere persoonlijke omstandigheden.

Studentendecanen hebben je gegevens nodig om je te faciliteren in jouw studievoortgang. We adviseren en informeren in geval van persoonlijke omstandigheden. Het verslag dat we maken wordt vastgelegd in het digitale systeem (Osiris) en zorgt ervoor dat we kunnen voortbouwen op eerdere gesprekken en je goed kunnen volgen en blijven adviseren in je studieloopbaan.

Verder geven de studentedecanen op basis van jouw gegevens advies aan derden over voor jou noodzakelijke voorzieningen. Bewijsstukken zijn soms nodig om persoonlijke omstandigheden vast te stellen en vervolgens een advies uit te brengen over voorzieningen. Het gaat bijv. om:

• Financiële ondersteuning (studiefinanciering, Profileringsfonds HG, fondsen, collegegeld etc.)
• Tentamenvoorzieningen
• Aanpassingen in het onderwijs

De studentendecanen beoordelen welke informatie noodzakelijk is en bewaard moet worden voor het maken van een deugdelijk advies. Wil je niet dat we persoonlijke bewijsstukken van je opslaan, dan zoeken we in overleg naar een passende oplossing.

Het verslag dat we maken is bedoeld voor eventuele vervolggesprekken en wordt voor eigen gebruik van de studentendecaan bewaard en eventueel voor overdracht. Het is dus alleen inzichtelijk voor de studentendecanen en de medewerkers van de Office. Interne notities zijn niet ter inzage. Dergelijke notities vallen buiten de reikwijdte van het inzagerecht.

We verzamelen gegevens die nodig zijn voor het maken van jouw afspraak, zoals naam studentnummer, mailadres en onderwerp van gesprek (globaal). Als je mondeling of schriftelijk contact hebt met ons, leggen we daarnaast de inhoud van het contact vast in een beveiligd digitaal systeem (Osiris). Als het gaat om persoonlijke problemen, zoals ziekte of een functiebeperking dan kan het zijn dat we om een bewijsstuk vragen. Dit wordt na inzage waar mogelijk vernietigd. Wanneer het gaat om bijvoorbeeld familieomstandigheden, dan zoeken we naar een passend bewijs.

Voor een rechtsgeldige verwerking van gegevens moeten wij ons beroepen op één van de zes grondslagen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als onderwijsinstelling hebben wij een aantal taken gekregen vanuit de wet die betrekking hebben op het geven van onderwijs. Veel van deze taken zijn vastgelegd in de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW). Bij het uitvoeren van deze onderwijstaken worden jouw persoonsgegevens verwerkt. Wij verwerken deze persoonsgegevens dan bijvoorbeeld omdat dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang. De inschrijving als student geeft in artikel art 7.34 WHW recht om gebruik te maken van andere ten behoeve van studenten getroffen voorzieningen, daaronder begrepen, de diensten van een studentendecaan. Het verwerken van jouw gegevens door de studentendecanen is hier dus op gebaseerd.

We bewaren je gegevens zolang je ingeschreven staat als student en we vernietigen de gegevens twee jaar na je afstuderen of tien jaar nadat je je uitgeschreven hebt zonder diploma. We wijken af van de nieuwe richtlijnen van de 'Selectielijst voor de administratieve neerslag van de openbare gezagtaken en niet-publiekrechtelijke werkprocessen van Nederlandse hogescholen.’ We doen dit zodat we ook bij langdurige uitschrijving met terugwerkende kracht nog voorzieningen voor jou bij DUO kunnen ondersteunen.

Persoonsgegevens zijn afkomstig van de student en wij baseren ons op gegevens die jij als student zelf hebt aangeleverd bij de studentenadministratie van de HG en eventuele mutaties in Osiris die doorgevoerd worden binnen jouw opleiding.

De Studentendecanen slaan jouw gegevens op in Osiris. Deze gegevens zijn vertrouwelijk en niet toegankelijk voor andere medewerkers van de Hanzehogeschool of derden, tenzij dit nodig is vanuit een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de verplichtingen uit de wet studiefinanciering 2000 of de WHW.

Intern binnen Hanze Student Support wordt toegang gegeven aan:

• Officemedewerkers van Hanze Student Support: alleen toegang tot de informatie die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie en/of werkzaamheden. Dit zijn taken zoals bijvoorbeeld het inplannen van afspraken, korte vragen beantwoorden, indien nodig verwijzen. Deze gegevens zijn vertrouwelijk en niet toegankelijk is voor anderen.
• De psychologen van Hanze Student Support ingeval verwijzing door de studentendecanen

Geautomatiseerde besluitvorming betekent dat er besluiten worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. Bij het Studentendecanaat wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming.

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo zijn jouw gegevens alleen toegankelijk voor hen die vanuit hun functie of taak hiertoe bevoegd zijn. Het informatiebeveiligings- en privacy beleid is gebaseerd op het NBA Maturitymodel van de NOREA en de ISO27001/2:2017 normering. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met [email protected]

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door de Hanzehogeschool, met dien verstande dat interne notities van een decaan niet ter inzage zijn en dus buiten de reikwijdte van het inzagerecht vallen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar [email protected]. We reageren zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken op je verzoek.

De Hanzehogeschool wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.