CrossWise: samen leren en innoveren

Eén van de projecten van CrossWise was SPOT Open Podium, waarbij meermaals gezellige vrijdagmiddag borrels georganiseerd werden bij de entree van muziekcentrum De Oosterpoort. Het doel van het evenement was om restaurant The Mix meer op de kaart te zetten bij bezoekers van De Oosterpoort. Met het CrossWise project hoopte de projectgroep erachter te komen of ze met het levendiger maken van de entreehal ook gasten kunnen stimuleren om eens te komen lunchen of dineren bij The Mix.

De organisatie van het evenement bestond uit drie honoursstudenten van de opleiding (International) Facility Management, twee studenten Podiumtechniek van het Noorderpoort en twee studenten van de Pop-academie. Deze studenten zetten gezamenlijk onder leiding van projectleiders Mirjam Bouman-d’Haan en Dieuwertje Rusticus meerdere open podium evenementen neer. Bij zo'n organisatie komt natuurlijk heel wat kijken. Als facility manager moet je snel kunnen schakelen en flexibel zijn, dat bleek ook de eerste avond. Zo was één van de oorspronkelijk ingeplande artiesten ziek geworden, waardoor er last minute een nieuwe act geregeld moest worden. Het publiek heeft daar echter niks van gemerkt, want ze hadden het goed opgelost! De kunst van een facility manager is om alles achter de schermen zo goed te regelen, dat niemand doorheeft dat hij er is.

Jesse was één van de studenten achter de organisatie. Als eerstejaars (honours)student van de opleiding International Facility Management hield hij zich onder andere bezig met het plannen en organiseren van de open podium evenementen. Daarnaast zorgden zij er als facility managers voor dat alle materialen klaarstonden voor het team podiumtechniek en hielden ze zich bezig met de gastvrijheid en de beleving van het publiek. Zo dachten ze na over hoe ze meer publiek naar het evenement konden trekken, welk eten en drinken geserveerd moest worden tijdens het evenement en bedachten ze manieren om het publiek dichter bij het podium te krijgen. Het project werd vanwege de unieke multidisciplinaire samenwerking beloond met de prijs voor ‘Project of the Year’ door het Hanze Honours College.

Jesse: “Ik heb tijdens dit project vooral geleerd om goed te communiceren in een professionele context, dat is echt anders dan in een schoolse setting. Je werkt met strakke planningen en er ligt wat meer druk op het project, omdat het om een echte opdrachtgever gaat. Het mooie van dit project is dat je ook echt resultaat ziet. Je organiseert het evenement en ziet zelf ook of iets goed of niet goed werkt. Ik vond het vooral ook heel leuk om achter de schermen te kunnen kijken bij zo’n grote organisatie. De eerste keer dat je de grote theaterzaal ziet ben je echt onder de indruk, maar gaandeweg merk je ook dat dingen steeds meer gewoon voor je worden. Het is fijn dat je veel vertrouwen krijgt bij SPOT en dat je ook werkzaamheden mag uitvoeren die normaal door medewerkers gedaan worden. Je krijgt veel waardering vanuit de organisatie, dat is prettig. Waar ik wel aan moest wennen is dat er zo veel mensen en zo veel meningen zijn. In de praktijk loop je tegen meer bureaucratie aan dan je gewend bent in een fictieve casus, daardoor moet je soms langer wachten op akkoord om verder te kunnen gaan. Ik heb veel geleerd tijdens de organisatie van deze evenementen en je kon duidelijk zien dat de laatste keer dat we het organiseerden het evenement ook het beste in elkaar zat. Inmiddels hebben we alle evaluatiepunten meegenomen en zijn we bezig met het uitdenken van een nieuw concept.”

Door in een multidisciplinair projectteam samen te werken leer je meteen hoe het is om met verschillende mensen te maken te krijgen tijdens je werk. Een facility manager moet goed kunnen schakelen tussen partijen en diverse belangen ook tegen elkaar af kunnen zetten. Niet alleen tijdens het organiseren van evenementen, maar ook in de vele andere rollen die een afgestudeerd facility manager kan hebben in de beroepspraktijk.

• Foto zangeres door: Ronnie Zeemering
• Foto prijswinnaars door: Myrthe Hoekstra